Как управлять проектами по веб-разработке: пошаговая инструкция

0
34

Любой проект — это слон, которого нужно съесть по кусочкам. Даже создание простого лендинга — это десяток этапов от художественного задания до выкладки страницы на хостинг.

Разберём слона на слонят.

Детализация задачи

Как происходит детализация слона? Сам слон, то есть задача — это epic, некая большая конечная цель: сайт, лендинг, что угодно. Epic мы разбиваем на stories — задачи поменьше: программирование, вёрстка, дизайн, контент сайта и так далее.

Дальше нужно детализировать процессы на задачи, каждая из которых будет занимать 4–6 часов. Такие задачи называются tasks. Не бойтесь детализировать и составлять большой список задач, это действительно поможет в работе.

Список tasks (синяя иконка) и stories (зелёная иконка) внутри одного epic (неполный список)

Пример. В программе постановки задач Jira мы создали epic под названием «Главная страница». А в ней подзадачи-stories: «прорисовать», «закодить», «написать текст», «подобрать иллюстрации». И в каждой такой задаче — несколько tasks. Это мелкие задачи, которые занимают (в идеале) не более 4 часов. Например, в story «Нарисовать дизайн сайта» у нас будет task «Нарисовать шапку» или «Нарисовать иконки».

Весь интернет-маркетинг за 19 недель!

Cossa рекомендует: онлайн-курс по интернет-маркетингу от Ingate — digital-агентства с 17-летним опытом.

  • 17 учебных блоков по ключевым вопросам интернет-маркетинга
  • Поддержка менторов
  • Диплом
  • Cтажировка в топовых агентствах России
  • Помощь в трудоустройстве

Узнать больше >>

Реклама

Хороший task длится максимум 4 часа и его нельзя разбить на ещё более мелкие задачи. У любой задачи есть ответственные, то есть исполнители.

Если говорить о тексте для главной страницы сайта, то у нас будет такая лестница задач:

  • Epic — «Создать главную страницу».
  • Story — «Написать тексты для главной».
  • А tasks будет очень много: «Заполнить бриф», «Написать тексты», «Защитить тексты перед клиентом», «Отредактировать тексты».

В Jira можно связать крупную задачу (story) с более мелкими (tasks)

Детализация занимает много времени в начале работы, но ещё больше времени экономит в процессе. Если вы делегируете задачи или работаете один, но не хотите держать всё в голове, детализация абсолютно необходима.

Оценка задачи и ресурсов

У любой задачи есть оценка. Оценка означает предполагаемые временные затраты и количество необходимых людей. Оценка даёт картину затрат ресурсов по каждой задаче. Детализировать и оценивать ваших слонов вы можете в любой удобной программе, даже в таблицах Google.

Оценить более мелкую задачу проще, чем крупную. Одно дело — оценить задачу «Собрать ядро запросов». Это сложно. Другое дело — разбить её на ряд максимально односложных задач: «Собрать кластеры запросов», «Собрать по кластерам в нужном формате», «Свести данные в Excel» и так далее. Эти задачи гораздо проще оценить по времени. Выносите в отдельный task каждый шаг, и тогда оценить будет легче.

Оценка общего списка задач внутри эпика в Jira

Как оцениваем время задачи

При оценке задачи мы выставляем оценочное время (estimate). Это наш прогноз временных затрат. В процессе выполнения заполняется графа фактически затраченного времени (log). Исполнители отмечают потраченное время в Jira.

В Jira оценка задачи видна в блоке Time Tracking

Реализация: циклы

В сутках ограниченное количество рабочих часов. Для того мы и применяем детализацию, чтобы осознанно использовать временные циклы. Обычно в веб-разработке цикл занимает рабочую неделю. В начале недели на планёрке мы смотрим, какую часть слона мы «съели», и приступаем к новому циклу.

Когда мы разбиваем слона на задачи, расставляем таски в рамках временного недельного цикла. В Jira мы видим, кто и что делает на этой неделе. При этом человек может не делать задачи по списку, а выбирать ближайшие и важнейшие таски из существующих. Можно одновременно делать несколько задач по частям, а программа покажет прогресс по каждому таску.

Зелёным цветом выделяется прогресс выполнения задачи

В итоге все epic-задачи детализированы до уровня тасков, всем таскам назначены исполнители и на временной шкале видно, кто в какую неделю и день что делает.

Если у вас нет большого потока задач, то следить за управлением проектом можно даже в Excel или Google Таблицах. Но сохраните методологию: разбивайте задачи на более мелкие, проставляйте статусы выполнения и указывайте ответственных.

Пример таблицы управление проектом в Google Sheets

Пошаговая инструкция и советы

  • Разбейте основные задачи на максимально детализированные подзадачи.
  • Назначьте исполнителей на основные и детализированные задачи.
  • Назначьте прогнозируемое время на каждую задачу.
  • Отмечайте фактически затраченное время по каждой задаче.
  • Не забывайте закладывать время на этап тестирования.
  • Сроки задач

    Для каждой задачи мы выставляем два дедлайна. Внутренний дедлайн называется redline («красная черта»). В этот срок работа должна быть сделана внутри компании, но ещё остаётся время на доработки перед показом клиенту. Deadline — крайний срок демонстрации результатов клиенту. Он несдвигаемый.

    Используйте redline — это значительно снижает стресс и повышает качество итоговой работы

    Контроль своих и чужих задач

    Программы вроде Jira позволяют быстро находить свои и чужие задачи с помощью фильтров: по имени, срокам, проекту. По всем фильтрам можно делать «напоминалки»: вы будете получать письма про задачи с определёнными параметрами.

    Примеры почтовых рассылок по событиям для контроля изменений в Jira

    Как ставить задачи, которые так и хочется выполнять

    Как придумывать удобные и полезные названия задач? Название хорошей задачи отвечает на вопрос «что делать». «Сверстать страницу о компании», «Написать текст для страницы о нас», «Показать клиенту анимацию кнопок X».

    Правильное название задачи описывает не процесс, а результат: не «Подумать над ускорением сайта», а «Ускорить сайт до 90 баллов по Google PageSpeed». Результат выполнения задачи измерим и выражается либо в цифрах, либо в конкретных действиях.

    Не надо так Надо так!
    Подумать над ускорением сайта Ускорить сайт до 90 баллов по Google PageSpeed
    Протестировать вёрстку Записать в файл с багами все проблемы вёрстки
    Посмотреть текст на сайт Оставить комментарии в Google Документе к тексту от копирайтера

    Помогают шаблоны. Используйте один и тот же термин — например, «сверстать» — для типовых задач. Выработайте типовые критерии того, что результат достигнут.

    Не надо так Надо так!
    Сделать вёрстку о компании alta-profil.ru: сверстать страницу «О компании»
    Реализовать вёрстку страницы услуги alta-profil.ru: сверстать страницу «Услуги»
    Верстать главную alta-profil.ru: сверстать страницу «Главная»

    Описание задач

    Задачи от epic до task нужно описывать максимально подробно. Пишите всё, что знаете о задаче. Иначе всё, что вы не скажете, гарантированно потеряется, забудется, не будет учтено или будет понято неверно. Расписывайте все мысли по задаче, но не в режиме потока сознания, а структурировано.

    Используйте маркированные и нумерованные списки. Расставляйте приоритеты. Выделяйте графически важные вещи. И ещё раз: обязательно назначайте ответственных и наблюдателей. Назначайте сроки.

    Идеальная задача та, к которой нет ни одного уточняющего комментария от исполнителя.

    Задача определена, когда из неё полностью понятны исполнителю:

    • Сайт или объект, для которого нужно выполнить задачу.
    • Объём работ в часах и серии подзадач.
    • Трудозатраты на задачу (фиксированные или «от». Если «от», то когда надо остановиться?).
    • Сроки исполнения.
    • Исполнитель.
    • Описание задачи максимально понятное и подробное.
    • Все файлы, документы, картинки, таблицы приложены к задаче. Если это ссылка, то доступ исполнителю открыт.

    Пример подробного описания задачи

    Кейс: разбивка и детализация

    Мы используем программу Jira и платное дополнение Jira Portfolio. Вы можете применить сам подход в любой программе или таблице.

    Как вы видите на скриншоте ниже, мы сделали три вещи, лежащие в основе управления проектами.

  • Разрезали слона на кусочки: детализировали задачи.
  • Дали оценку задачам.
  • Назначили ответственных.
  • С помощью Jira Portfolio мы создали зависимости между задачами. Одна задача не начнётся, пока не закроется связанная с ней более ранняя. Это представлено визуально.

    Пример заданной зависимости между задачами

    Система считает по каждой задаче примерное время, когда исполнитель сможет приступить к задаче. Также система рассчитывает время окончания задачи. Если нам не нравится расчётное время, система покажет, как она распределила задачи исходя из уровня занятости специалистов. В нашем случае мы видим, что посадочную страницу мы сможем сдать только 3 января, хотя она нужна уже в ноябре!

    Почему так происходит? Внутри отчёта по загрузке времени сотрудников видим, что ключевые специалисты по этому проекту уже заняты на возможные 40 часов в неделю.

    Что можно сделать, чтобы ускорить выполнение нужной задачи

    Необходимо видеть общую картину проекта, чтобы с учётом зависимости задач перераспределить объём работ по спринтам и успеть в срок. Мы увеличиваем приоритет epic-задачи. Тогда остальные проекты автоматически (по мнению системы) станут менее важными.

    Однако в реальности не всегда можно полагаться на мнение системы. Для этого и нужен менеджер проектов. Он может вручную сдвигать приоритет задач, чтобы в работу шли более важные задачи, а те, которые могут подождать, переместились на более поздний спринт. Именно поэтому человека пока ещё не может заменить обезьяна или робот ;–)

    Резюмируем

    Итак, управление проектами в веб-разработке базируется на трёх столпах.

  • Детализация задач. Наша цель — разделить слона на максимально краткие и простые задачи.
  • Оценка. Оценивайте каждую задачу по двум временным точкам: предположительное время выполнения и фактическое время выполнения. Дедлайна у нас также два: redline для внутренней сдачи и deadline — для сдачи клиенту.
  • Циклы. Назначайте исполнителей, расставляйте приоритеты, перетряхивайте приоритеты при необходимости. Опирайтесь на недельные циклы, которые закрывают планёрки.
  • Максимально точно и подробно описывайте задачи. Используйте программы для автоматизации и удобства или руками создавайте таблицы. Главное: соблюдайте принципы управления.

    Источник: cossa.ru

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here